QR svečių registracijos programinė įranga turėtų ne tik nuskaityti QR vaizdą. Renginių organizatoriams, agentūroms, įmonių komandoms ir vietoms reikia patikimo būdo susieti Guest List, Invitation, QR Ticket, Event taisykles ir užregistruotą Check-in. QRGATE suteikia į kvietimus orientuotą renginių valdymo procesą su darbuotojų atliekamu įėjimu, Self Check-in, rankine svečių paieška, Wallet passes ir palaikomu Offline Check-in – nepaverčiant renginio vieša bilietų prekyvietė.
Į ką atkreipti dėmesį renkantis renginių registracijos programinę įrangą
Renginys su kvietimais paprastai prasideda organizatoriaus valdomu Guest List. Guests gali būti sukurti rankiniu būdu, importuoti naudojant palaikomą Excel procesą arba perkelti iš tinkamos Event Registration. Kiekvienas pakviestas Guest gali gauti personalizuotą Invitation ir unikalų QR Ticket. Prie įėjimo Check-in sistema turėtų nustatyti tinkamą Guest ir Event kontekstą prieš patvirtindama įėjimą.
- Ar platforma gali patikrinti QR Ticket pagal tinkamą Event prieš užregistruodama įėjimą?
- Ar ji taiko Ticket būsenos, leidžiamų ir panaudotų įėjimų bei Event Day taisykles?
- Ar Entry Staff gali vykdyti Check-in neturėdami visų Event administravimo teisių?
- Ar darbuotojai gali rankiniu būdu ieškoti Guest, kai QR Ticket nepasiekiamas?
- Ar pakviesti Guests gali naudoti Self Check-in, kai toks procesas tinkamas?
- Ar laikini ryšio sutrikimai gali būti valdomi naudojant palaikomą Offline Check-in?
- Ar RSVP būsena atskiriama nuo faktiškai užregistruoto įėjimo į Event?
Kodėl QR kodo nuskaitymas yra tik viena įėjimo proceso dalis
QR kodas yra greitas būdas nustatyti Guest arba Ticket, tačiau sprendimui dėl įėjimo vis tiek reikia Event konteksto. QRGATE prieš priimdama Check-in patikrina atitinkamo Ticket ir Event taisykles, todėl įėjimo komanda gali išvengti neaiškumų dėl ankstesnio panaudojimo, leidžiamų įėjimų, Event Day prieigos ir Ticket būsenos.
- QR Ticket nustato Guest arba Ticket, o tada QRGATE pritaiko Event įėjimo taisykles.
- Netinkami, ištrinti, užblokuoti ar kitaip nepriimtini Tickets gali būti atmesti.
- Vienkartinio įėjimo taisyklės padeda neleisti pakartotinai priimti Ticket po to, kai išnaudoti leidžiami įėjimai.
- Keli įėjimai galimi, kai juos leidžia Guest arba Event konfigūracija.
- RSVP nurodo ketinimą dalyvauti, o Check-in – faktinį įėjimą į Event.
- Jei Guest negali pateikti QR Ticket, įgalioti Entry Staff gali ieškoti Guest pagal turimus duomenis ir atlikti rankinį Check-in.
Kaip QRGATE sujungia Guest-to-entry procesą
QRGATE pagrindines Event operacijas išlaiko viename susietame procese. Organizatorius sukuria arba importuoja Guest List, siunčia personalizuotas Invitations, o kiekvienam tinkamam Guest suteikiama prieiga prie unikalaus QR Ticket. Vietoje Entry Staff arba pats Guest gali pradėti tinkamą Check-in procesą, o QRGATE prieš įrašydama rezultatą pritaiko Event taisykles.
- Event ir Guest List: valdykite žmones, įtrauktus į konkretaus Event kvietimų procesą.
- Invitation ir QR Ticket: perduokite Event informaciją ir suteikite Guest prieigą prie unikalaus Ticket.
- Apple Wallet ir Google Wallet: palaikomus QR Tickets galima išsaugoti Guest telefone.
- QR Check-in: nuskaitykite Guest Ticket ir patikrinkite jį pagal aktyvias Event taisykles.
- Manual Guest Check-in: ieškokite pagal vardą ar kitus turimus Guest duomenis, kai QR Ticket nepateikiamas.
- Entry Staff: suteikite įgaliotiems operatoriams konkretaus Event Check-in prieigą nesuteikdami visų Event administravimo teisių.
- Self Check-in: leiskite pakviestiems Guests pradėti palaikomą savarankišką Check-in procesą.
Hostess Mode, Entry Staff ir Self Check-in procesai
Skirtingiems įėjimams reikia skirtingų darbo modelių. QRGATE darbuotojo valdomas Hostess Mode skirtas įprastam procesui, kai operatorius laiko įrenginį ir nuskaito atvykstančių Guests pateiktus QR Tickets. Sistema iš karto pateikia įėjimo rezultatą. Self Check-in suteikia atskirą Guest valdomą procesą, naudojant tą pačią centrinę Event logiką.
- Hostess Mode leidžia įgaliotam operatoriui telefonu arba palaikomu įrenginiu nuskaityti atvykstančių Guests QR Tickets.
- Check-in lange galima ieškoti Guest, kai Ticket nepasiekiamas, ir atlikti rankinį Check-in.
- Entry Staff teisės yra susietos su konkrečiu Event ir įgyvendinamos sistemoje.
- Self Check-in sesijos priklauso atitinkamam Event ir Guest/Ticket kontekstui.
- Pavadintos Event Stations gali palaikyti Entry Staff, Self Check-in ir Data Reader procesus.
- Data Reader Manual Mode gali nustatyti Guest ir parodyti leidžiamą informaciją neatlikdamas įėjimo į Event.
- Data Reader Auto Mode gali atskirai registruoti palaikomo Custom Item panaudojimą.
Kaip aptarnauti Guests, kurie atvyksta be QR Ticket
Ne kiekvienas Guest atvyksta pasiruošęs QR Ticket. Invitation gali būti pamestas, pakeistas telefonas, vietoje gali nebūti prieigos prie el. pašto arba Guest gali būti įtrauktas į Guest List be el. pašto adreso. QRGATE suteikia įgaliotiems Entry Staff praktinį atsarginį procesą, todėl nereikia grįžti prie popierinių sąrašų.
- Check-in lange ieškokite Guest List pagal turimus Guest duomenis.
- Prieš patvirtindami įėjimą peržiūrėkite rastą Guest.
- Atlikite rankinį Check-in tame pačiame kontroliuojamame Event procese.
- Taikykite tas pačias Event ir leidžiamo įėjimo taisykles kaip ir QR Check-in atveju.
- Susiekite užregistruotą įėjimą su Guest ir Event, o ne su atskiru ranka pildomu sąrašu.
Vieno, kelių ir kelių dienų įėjimo taisyklės
QRGATE gali taikyti skirtingas įėjimo taisykles pagal Event konfigūraciją. Įprastame vienos dienos Event Guest gali turėti nustatytą leidžiamų įėjimų skaičių. Konfigūruotuose kelių dienų Eventuose tas pats QR Ticket lieka susietas su Guest, o QRGATE taiko konkrečios Event Day ir įėjimo taisykles.
- Vienkartinis įėjimas gali užkirsti kelią kitam įėjimui, kai išnaudotas leidžiamas sėkmingų įėjimų skaičius.
- Guest, turintis daugiau nei vieną leidžiamą įėjimą, gali naudoti tą patį QR Ticket, kol įėjimai išnaudojami.
- Multiple-entry konfigūracija gali leisti kelis sėkmingus Check-ins aktyvią Event Day, jei tai leidžiama.
- Tas pats Event QR Ticket gali būti naudojamas tinkamomis Event Days, kai tai leidžia konfigūracija.
- Kiekvienai Event Day nereikia atskiro QR Ticket.
- RSVP būsena lieka atskirta nuo faktinės Check-in veiklos.
Renginio registracija laikinai sutrikus interneto ryšiui
Ryšio sutrikimas vietoje neturėtų automatiškai sustabdyti įėjimo proceso. QRGATE palaiko Offline Check-in palaikomiems Check-in procesams laikinai nutrūkus interneto ryšiui. Laukianti veikla gali būti išsaugota vietoje ir sinchronizuota su centrine sistema, kai ryšys atkuriamas.
- Operatorius mato, kada Check-in sąsaja veikia neprisijungus.
- Laukiančios sinchronizacijos būsena lieka matoma operatoriui.
- Palaikoma Check-in veikla gali būti išsaugota vietoje, kol sinchronizacija bus sėkminga.
- Backend apdorojimas skirtas saugiai tvarkyti palaikomą sinchronizaciją.
- Po sinchronizacijos centrinė QRGATE sistema išlieka galutiniu tiesos šaltiniu.
- Offline galimybė taikoma palaikomoms Check-in operacijoms, o ne visiems QRGATE moduliams.
Praktiškas QR svečių įėjimo procesas
Efektyvus įėjimas prasideda dar prieš atveriant duris. Renginio komanda gali paruošti Guest List, sukonfigūruoti Event taisykles, priskirti Entry Staff ir išbandyti Check-in procesą. Renginio dieną operatoriai gali susitelkti į Guests nuskaitymą arba paiešką, o ne į skaičiuoklių aiškinimąsi.
- 1. Sukonfigūruokite Event, laiko juostą, Event Day nustatymus ir įėjimo taisykles.
- 2. Sukurkite Guests rankiniu būdu, importuokite palaikomą Excel Guest List arba perkelkite tinkamus Event Registration įrašus.
- 3. Išsiųskite personalizuotas Invitations su prieiga prie Guest QR Ticket.
- 4. Leiskite Guests išsaugoti palaikomus Tickets Apple Wallet arba Google Wallet.
- 5. Priskirkite konkretaus Event Entry Staff ir prieš renginį išbandykite Check-in.
- 6. Atvykus nuskaitykite QR Ticket arba naudokite Guest paiešką, jei Ticket nepasiekiamas.
- 7. Leiskite QRGATE patikrinti Event, Ticket būseną ir likusius įėjimus prieš registruojant Check-in.
- 8. Prireikus naudokite palaikomą Offline Check-in.
- 9. Renginio metu arba po jo peržiūrėkite checked-in ir dar neįėjusius Guests bei palaikomą Event veiklą.
Kontroliuojamoms svečių operacijoms, o ne viešai bilietų prekybai
QRGATE sukurta organizatoriaus valdomoms Event ir Guest operacijoms. Ji sujungia Guest Lists, Invitations, QR Tickets, Wallet passes ir Check-in, išlaikydama organizatorių kontroliuojantį, kas priklauso Event procesui. QRGATE nėra vieša bilietų prekyvietė ar bendra vartotojų bilietų pardavimo platforma.
- Guest Lists lieka kontroliuojami Event organizatoriaus.
- QR Tickets lieka susieti su atitinkamu Guest ir Event.
- Wallet pass reiškia esamą QRGATE Ticket, o ne sukuria atskirą įėjimo teisę.
- RSVP, Ticket tapatybė ir faktinis Check-in lieka atskiromis Event būsenomis.
- Entry Staff gauna operacines teises ir automatiškai netampa pilnais Event administratoriais.
- Rankinė Guest paieška suteikia kontroliuojamą atsarginį procesą, kai QR Ticket nepasiekiamas.
- Vieno, kelių ir kelių dienų įėjimo taisyklės taikomos pagal Event konfigūraciją.
Kodėl renginių komandos renkasi vieną susietą Check-in procesą
Renginių registracijos programinės įrangos vertė nėra vien galimybė kamera perskaityti QR kodą. Operacinis pranašumas atsiranda, kai Guest List, Invitation, QR Ticket, įėjimo teisės ir užregistruotas Check-in lieka susieti su tuo pačiu Event. Tai suteikia organizatoriams ir įėjimo komandai nuoseklų procesą nuo pasiruošimo iki atvykimo.
- Sumažinkite priklausomybę nuo popierinių sąrašų ir nesusietų skaičiuoklių prie įėjimo.
- Suteikite įgaliotiems darbuotojams aiškų QR nuskaitymo ir Guest paieškos procesą.
- Susiekite Ticket naudojimą ir Event įėjimą su centriniu Guest įrašu.
- Palaikykite QR ir rankinį Check-in toje pačioje operacinėje sąsajoje.
- Atskirkite Invitation būseną, RSVP ir faktinį dalyvavimą.
- Palaikykite darbuotojų valdomą ir Guest valdomą įėjimą.
- Suteikite praktinį atsarginį procesą laikinai nutrūkus interneto ryšiui.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip QRGATE patikrina QR Ticket prieš įrašydama Check-in?
QRGATE nustato Guest arba Ticket atitinkamo Event kontekste ir pritaiko Event įėjimo taisykles, įskaitant Ticket būseną, leidžiamus įėjimus, ankstesnį panaudojimą ir, kai taikoma, aktyvią Event Day. Sėkmingai patikrinus įrašomas Check-in, o netinkamas Ticket gali būti atmestas.
Ar Entry Staff gali vykdyti Check-in neturėdami visų Event administravimo teisių?
Taip. Entry Staff yra konkrečiam Event taikoma operacinė teisė. Įgaliotas Entry Staff naudotojas gali vykdyti palaikomus Check-in procesus automatiškai negaudamas visų Event administravimo teisių.
Ar darbuotojai gali užregistruoti Guest, kuris neturi QR Ticket?
Taip. Įgalioti Entry Staff gali naudoti Guest paiešką Check-in sąsajoje, rasti Guest pagal turimus duomenis ir atlikti rankinį Check-in. Įėjimui vis tiek taikomos įprastos Event Check-in ir priėmimo taisyklės.
Kas yra QRGATE Hostess Mode?
Hostess Mode yra darbuotojo valdomas Check-in procesas, kai įgaliotas operatorius telefonu arba palaikomu įrenginiu nuskaito Guests QR Tickets. Sistema patikrina kiekvieną Ticket ir iš karto parodo įėjimo rezultatą. Kai QR Ticket nepasiekiamas, galima naudoti Guest paiešką.
Ar QRGATE palaiko pakviestų Guests Self Check-in?
Taip. Self Check-in leidžia pakviestam Guest pradėti palaikomą savarankišką Check-in procesą, o ta pati centrinė Event ir Ticket logika nustato, ar įėjimas gali būti priimtas.
Ar Check-in gali tęstis laikinai nutrūkus interneto ryšiui?
Palaikomos Check-in operacijos gali tęstis naudojant QRGATE Offline Check-in procesą. Laukianti veikla gali būti išsaugota vietoje ir sinchronizuota atkūrus ryšį. Offline palaikymas taikomas palaikomoms Check-in operacijoms, o ne kiekvienai QRGATE funkcijai.
Kuo skiriasi vienkartinis ir daugkartinis įėjimas?
Vienkartinio įėjimo taisyklės riboja sėkmingus įėjimus pagal Guest arba Event konfigūraciją. Jei Guest turi daugiau nei vieną leidžiamą įėjimą, tas pats QR Ticket gali būti priimtas, kol šie įėjimai išnaudojami. Multiple-entry režimas gali leisti pakartotinius Check-ins aktyvią Event Day, jei tai sukonfigūruota.
Ar tas pats QR Ticket gali būti naudojamas tinkamomis kelių dienų Event dienomis?
Taip. Konfigūruotuose kelių dienų Eventuose tas pats Event QR Ticket gali likti susietas su Guest per tinkamas Event Days. Prieš priimdama kiekvieną Check-in QRGATE pritaiko aktyvios Event Day ir įėjimo taisykles.
Išbandykite visą QRGATE svečių registracijos procesą
Sukurkite nemokamą QRGATE paskyrą ir paruoškite bandomąjį Event su savo Guest List, Invitations ir QR Tickets. Išbandykite QR nuskaitymą, darbuotojų valdomą Hostess Mode, Guest paiešką, Self Check-in ir visą kvietimo–įėjimo procesą prieš kitą Event.
Pradėti nemokamą bandomąjį Event